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模拟或数字:为小型企业设计存储策略

你的小企业是如何处理存储问题的?你的办公室是不是一团糟?急需的办公室是否堆满了箱子?如果是这样，是时候开始重新考虑您的存储策略了。通过使用模拟和数字存储解决方案的组合，您可以减少混乱，并回收您的空间。

创建一个计划

小企业拥有过多的旧记录的一个常见原因是他们没有简化他们的保留政策，所以他们只是保留所有的东西。而且，公平地说，企业需要保存哪些文件以及保存多长时间的指导方针是复杂的。这就是为什么您的小型企业需要为此过程制定一个协议。

开始的时候，拿出指南，把办公室里不再需要的东西清理、切碎或循环利用。这是清除其他堆积的垃圾的好时机，但要专注于记录。当您完成时，将这些指导方针分解为以流程为中心的记录管理计划，这样您就可以适当地按季度周期处理记录。

租更大的空间

即使你扔掉了所有多余的文件，你手头上仍然会有很多纸质文件，尤其是税务记录和相关文件，你需要保存这些文件，以防公司被审计。这并不意味着你必须在现场保留所有的记录。把所有这些材料和租一个外地存储单位。自我存储对于业务记录是理想的，因为这些单元是气候控制和安全的。把所有的东西都打包带走，离开你的办公室。

制定数字化战略

尽管不管你做什么，文件总是堆积如山，但今天的企业也看到越来越多的重要文件是数字化的。只要有可能，就停止打印这些文件。让这些文件保持数字化，这样就不会占用地板空间，而且容易获取和搜索。

对于那些已经打印出来的文件，是时候开始考虑数字化了。许多小型企业都在这个过程中挣扎，因为它很耗时、很昂贵，并且可能需要大量的数字存储空间。这并不意味着你不应该尝试，只是你的公司需要一个如何数字化记录的计划。有些公司会在刚开始的时候就做好数字化文档的工作，有些公司会在短时间内把它作为实习生或顾问的核心任务，而有些公司则会把它变成一个断断续续的项目。

建立备份计划

然而，你选择存储你的记录，你需要确保你有一个备份计划，以防发生什么事情。这可能意味着将纸质文件放入存储器，但也可以将它们保存为数字图像，以防破坏或退化。数字系统应该在一个单独的服务器上备份，以防主系统崩溃或损坏。与强大的IT专业团队合作可以帮助您保护这些数字系统。

不要让小公司的办公室堆满了杂物，影响你的工作效率。把这些记录整理好，把它们收起来，这样你就可以回去继续你的工作了。