在家工作不可避免地需要找到与同事交流的新方法。对我们大多数人来说，适应新的工作方式需要使用视频会议软件，比如Zoom、微软团队或Skype。虽然视频通话并不是什么新鲜事，但我们对它的依赖却是新鲜事，而且这种突然的变化意味着许多人不得不立即适应技术的转变，在所有其他生活方式的改变强加给世界各地的社会之上。
在某些情况下，员工立即转向虚拟会议导致了分心和不可避免的技术问题导致中断，从而降低了参与度。“变焦疲劳”的现象已经被广泛报道过，一个工作日被接二连三的视频电话占据是很常见的，这让人很累，最后只留下很少的时间来做其他事情。
按照这个简单的指南，确保你能从虚拟会议中获得最大的好处，并想出如何将这些想法付诸实践，使其适合你的团队。
1. 生产的指导方针
同样，公司也有办公室行为的行为准则，一套简短的数字通信准则将有助于在虚拟领域维护公司文化。这些措施可能涉及提醒人们注意他们的个人责任- -其中一些责任将在下文概述- -或就使用技术和特殊特性提出指导。以下几个方面可以包含在本文档中，它们都旨在帮助您的虚拟会议尽可能顺利和高效地运行。
2. 简化
应该让远程工作的团队明白，大多数技术责任是个人的，应该按照个人的方式处理。会议中突然出现的、耗费时间的问题可能包括连接问题、糟糕的视频或音频质量或令人分心的背景。大多数这些事情都可以通过个人在会议前测试他们的设置并提前几分钟准备来解决。
通过使用hello background缩放虚拟背景等功能，充分利用该技术来减少干扰。把你的团队聚集在同一个虚拟桌子周围是一种有趣的方式来改变事情，同时也减少背景视觉干扰，增加你的团队的隐私。
3.回到基础知识
在实际会议中，严格的议程和会议角色可能不那么重要，特别是在团队之间相互了解足以完成手头任务的情况下。然而，在虚拟会议中，面对面时我们所依赖的正常社交线索在虚拟窗口中消失了。
在一个清晰的议程中定义你的目标，并将其作为预读材料传播开来，这将有助于在会议中节省时间，特别是当人们在不同的团队之间流动的时候。这些可以保存在电话邀请中，并在会议开始时放入聊天框，以便人们方便地参考。
分配会议椅是一种简单的方法，可以帮助你保持虚拟会议的正常进行，并在适当的时候限制在主题上花费的时间，以避免会议持续的时间过长。还有其他角色，比如“聊天调解员”，从边聊中找出重要信息或问题(如果有用的话)，这可能有助于促进对话，让每个人都参与进来。
4. 增加互动
在最好的情况下，让每个人都参与进来是很困难的，在虚拟会议中就更困难了。在会议期间与每个人联系，询问他们的想法，这是确保人们关注的一种简单方法，但你也可以尝试探索在正常会议中不常见的额外功能。例如，共享处理文档的屏幕或者使用虚拟白板可以帮助人们避免关机。
5. 保持简短
尽可能把虚拟会议的时间控制在30-45分钟，而不是假设每件事都至少需要一个小时。虽然有时候和同事聊天是件好事，但一个多小时接6个电话会让人筋疲力尽，降低你的整体工作效率。有了明确的议程和良好的时间管理，大多数会议都可以减半。
无论你的虚拟会议持续多长时间，都要以一个积极的、富有成效的方式，用清晰的行动，面带微笑地总结。当工作效率和士气得到提升时，你为激励远程团队付出的额外努力将是非常值得的。
